פקס קורא לגנב בעולם קיימים קרוב ל-120,000,000 מכשירי פקס, על פי הערכה של החברה הקנדית Natural Data. מכונת הפקס אינה המצאה כל כך מודרנית כמו שהיינו יכולים לחשוב. מאז שהשען הסקוטי אלכסנדר ביין הציג את המצאתו ב-1843, לא חדל זרם השיפורים לאותו פקס פרימיטיבי. בשנות ה-1970 המאוחרות יצאו לראשונה לשוק מכונות הפקסימיליה כפי שאנו מכירים אותן: יותר קטנות, מהירות, אמינות ויעילות. עד עצם היום הזה, בארגונים רבים חשים שללא אותו הפתרון פרי המאה ה-XIX העבודה המשרדית הייתה בלתי אפשרית. הפשטות והיעילות של הפקס במשלוח מסמכים הביאה אפילו להכרה במסמכים שהתקבלו בפקס כ"ראיה
מהותית" בבתי משפט בעולם. באנגלית "Material evidence", היא ראיה הטומנת קשר משמעותי עם העובדות או עניינים של חקירה ומסוגלת להשפיע על סיומה או מסקנותיה. בדרך כלל, ראיות
מהותיות כוללות חומרים כגון זכוכית, סיבים או צבע, ומתייחסות לכל דבר שמיוצר באופן מלאכותי. מאז ימי ביין חלו כמה וכמה שינויים בעולם. רק חשבו, לא היו אז דאגות לאבטחת המידע הדיגיטאלי, לרגולציות בינלאומיות, לתוספות חיוב במשלוח פקסים לחו"ל, או לריגול תעשייתי בהיקף של היום. במאה ה-XXI מכונת הפקס היא כלי פשוט ונוח אבל גם פרצת אבטחה המאיימת בעיקר על הסביבה הארגונית... בסביבה זו היא מציבה אתגר לא פשוט עבור האחראים על התאימות לדרישות החקיקה. חוק Sarbanes-Oxley משנת 2002 קובע שיש לשמור את כל הפקסים לצרכים ניהוליים, לגאלים, של מיסוי ורגולציה. ברוב הארגונים רשתות המחשוב מצוידות היטב במוצרי אבטחת מידע. אתרים רלוונטיים גם מצוידים באמצעי אבטחה פיזיים (מצלמות, מערכות זיהוי, וכו'). אם נסתכל על הטלפוניה הקווית והאלחוטית, הרי שניתן לקבל מחברות הסלולארי רישום מדויק של השיחות בטלפונים הניידים של העובדים. ורק מכשיר הפקס נשאר פרוץ. אבל על אותה פרצה ניתן להתגבר. נדבר כאן על מכונות הפקס ולא על שירותים כמו פקס-ל-דואל. רוב מכונות הפקס המודרניות פועלות באמצעות אותו פרוטוקול: G3 (או Group 3 Facsimile protocol), שהוסכם לראשונה ב-1980 על ידי האיגוד הבינלאומי לטלקומוניקציה, ופועל באמצעות קווי טלפון אנלוגיים. הפרוטוקול מוגדר בשני תקנים: T.4 או Image-transfer protocol ו-T.30, מהלכי ניהול סשן התומכים בתשדורת פקס (תקן זה מאפשר את הסכמתם של שתי נקודות קצה להגדרות תשדורת כמו למשל גודל עמוד ומהירות השידור). היות ופרוטוקול G3 מוגדר לרשתות אנלוגיות (switched) והוא תהליך לגמרי דיגיטאלי, הוא מחייב השימוש במודם או fax relay. תקני האיגוד הבינלאומי לטלקומוניקציה מגדרים גם אותם: תקן V.21 במהירות 300bps, למהלכי ניהול T30 ולמעבר תמונה תקן V.27 למהירויות 2400k/ 4800k תקן V.29 למהירויות 9.6k/ 7.2k תקן V.17 למהירויות 9.6, 7.2, 12 או 14.4k. תעבורה בזמן אמת של פקס דרך IP מוגדר בתקן T.38 ומחליף את המודמים. בנוסף, קיים גם תקן G4 לרשתות טלפון דיגיטאליות, שאושר ב-1984 ועודכן ב-1988 אבל הוא לא נפוץ בכל העולם באותה מידה.
על פי תקן T.30 שיחת פקס כוללת חמישה שלבים:
A - Call setup B - Pre-message procedures C - Image transfer D - Post-message procedures including multi-page&end of procedure signals E - Call release לפני עשרים שנה פרסם המוסמך על הפרטיות באונטריו, קנדה, הנחיות לאבטחת תשדורת הפקס. מסמך זה, אחד הראשונים שעסקו בנושא, עודכן בשנת 2003 ומטרתו להנחות ארגונים ממשלתיים בפיתוח מערכות ונהלים לשמירת הסודיות ושלמות המידע המועבר בפקסים. למרות שההנחיות נכתבו בעבור ארגון ממשלתי, הן מתאימות גם לארגוניים כמעט מכל סוג. בין הסיכונים הקשורים לטכנולוגית הפקס, הבולט ביותר משותף גם לסוגים אחרים של מעבר/שילוח מידע, והוא שהמידע שנשלח לא יגיע ליעד או יגיע ליעד שגוי. הסיבה: שגיאת אנוש בהזנת מספר היעד, בעיות טכניות כמו קווי תקשורת לקויים, ציוד בלתי תואם, ועוד. למרות בעיות האבטחה, אחד היתרונות של הפקס הוא (שלא כמו במקרה של מסמכים מצורפים לדואל) שהוא לא שולח קובץ שניתן לעריכה. כלומר, איש לא יכול לשנות את המקור או לטמון בתוכו תוכנה... מסמך שקיבלתם בפקס מעולם לא ידביק את הרשת בווירוס. הצעד הראשון בבניית תשתיות פקסימיליה בטוחות הוא לקבוע מדיניות בהקשר לשימוש בפקס. השימוש במכונת הפקס הוא בד"כ אינטואיטיבי, בעוד שיטה מאובטחת צריכה להיות בדיוק ההיפך מאינטואיטיבית. ניתן לצור נהלי שימוש מחייבים שיגנו מפני מרבית האיומים האורבים לתשדורת. אחד הנהלים הבסיסיים הוא מניין העמודים שהתקבלו. ועוד: וידוא שמדובר באותו מספר עמודים שנשלח, סידור מחדש של העמודים למסמך המקורי, הפצה נאותה, אישור קבלה וכו'. למרות שבהדפסה זה יכול להראות מיותר ובזבזני, רצוי שלכל הפקסים שנשלחים יהיה דף שער שמכיל שם, תפקיד וחברה של השולח והנמען, והמספר הכולל של העמודים שנשלחים. יש ארגונים המחייבים אישור קבלת הפקס, אך בקשה כזו יכולה להיות יקרה עבור המקבל. חברות רבות מציבות כתבי ויתור על עמוד השער, המזהירים כי המידע בתשדורת סודית, וכי אסור להפיץ, להעתיק או לחשוף אותו לכל אדם בלתי מורשה ללא אישור מוקדם של השולח. בצ'יף מקבלים באופן קבוע הזמנות מלאי מחנות אזורית של רשת חשמל גדולה. וגם, תוצאות של בדיקות דם ושתן של מטופלים באחת מקופות החולים. מה אצלכם? גם למקרה של קבלת פקסים שגויים חייב להיות נוהל מחייב - החזרה, הודעה לשולח, גריסה. אבל, לעולם לא לשלוח הלאה לנמען הנכון. בארגונים רבים קימות לצרכי הפצה, רשימות ערוכות של מספרי פקס. אבל, נמענים לעיתים מחליפים מספרי פקס. אם ממשיכים להשתמש באותן רשימות לאורך השנים, חייבים וידוא תקופתי שיבטיח שהמספרים עדיין נכונים ותקינים. כמעט כל מערכת הפעלה (יוניקס, לינוקס, נובל, ווינדווס ועוד) מבססות את מבנה האבטחה שלהן ברמת השרת הפיזי. אבל, האבטחה הפיזית לפעמים נשכחת כאשר באים להחליט היכן להציב מכונת פקסים צנועה. מיקום זמין לכל דורש שווה לפרצת אבטחה. את מכונות הפקס יש להציב באזור מאובטח, מוגבל לצוות מורשה. לעיתים, פקסים מגיעים מחוץ לשעות העבודה, וכדאי להקדיש מחשבה לאפשרות של גישה בלתי מורשית למכונה בשעות אלו. היתרון של הפקס על צורות אחרות של מעבר מידע, הוא שהשולח מקבל אישור הצלחת התשדורת. לגבי מסר דואל, למרות שהתרגלנו לטוב, יש מקרים בהם יכול לקחת למידע שעות או ימים עד שיופיע על מסך המקבל. כמעט כל המכונות מסוגלות להדפיס דף אישור הצלחת התשדורת, בהתאם ללוג שמתקבל עם סיום המשלוח. כך, במידה וחסרים עמודים, או שהם עברו משובשים, יש לצור קשר עם השולח ולבקש שידור חוזר. על מנת להשתמש בטכנולוגית הצפנת פקסים, חייבים השולח והמקבל להחזיק באותו סוג של חומרה מצפינת פקסים. לרוב מכונות הפקס המאובטחות אין הבדל חיצוני למכונה רגילה (לא מאובטחת), וגם יכולות ההצפנה שקופות למשתמשים. אבל, קיימים מספר תקנים למכונות פקס מאובטחות, כגון: •MIL-STD-188-161D •NATO STANAG 5000 •NSA NSTISSAM 1-92 TEMPEST* Level 1 •NATO AMSG720B (*) דגמי TEMPEST הם מוגנים מבפנים למניעת פליטה אלקטרומגנטית, וגם לשם מניעת יירוט אותות המידע המשודרים. ולמה? כי עם ציוד מתאים אפשר לנטר, ליירט /לשבש/ להפריע (intercept) ולארגן את אותם אותות מחדש, מתוך ואן שחונה מול בניין של חברה או בסיס צבאי, כמו שרואים בקולנוע. TEMPEST הוא קיצור ל-Transient Electromagnetic Pulse Standard, והוא תקן על פיו ארגונים ממשלתיים מודדים את הפליטה האלקטרו-מגנטית של מחשבים וקובעים דרגת בטיחות מפני דליפה (דליפת מידע). ה-NSA דרגה את התקנים השונים במסמך המוכר כ-NACSIM 5100A. מכשירים המתאימים להגדרות בו, נקראים "מוסמכי TEMPEST". ב-1985, פרסם המדען ההולנדי ווים-וון-אק עבודה על סיכוני ה"האזנה" למסכי CRT או LCD על ידי קליטת הקרינה האלקטרומגנטית שלהם. עבודתו גרמה לבהלה גדולה וגם מסקנותיו נוספו לתקני ה-TEMPEST. החיסרון הבולט של מערכות פקס מוגנות הוא המחיר, שיכול גם לעבור את ה-2,000 דולר. לשם תשדורת במצב מאובטח, פקסים משתמשים בחיבור RS-232C לציוד קריפטוגרפי כגון Secure Terminal Equipment -STE, מכשיר דומה במקצת לטלפון, שמשתמש באיתות דיגיטאלי. אבל, אם אתם לא מתעסקים בריגול בינלאומי, חשוב בעינינו שיהיו לכם לפחות נוהלי פקס, ושכולם יידעו להתייחס אל אותה מכונה תמימה בזהירות הראויה. |