כוכבי ההתאוששות העסקית : רואי החשבון

 הכלי החשוב ביותר : גיבוי

סיכון יקר : downtime

http://www.insight-mag.com/insight/02/04-05/feat-2-pt-1-TragicBusiness.asp

רואי חשבון משחקים תפקיד חיוני בבנייה מחדש של קהילות

 לאחר ההרס של אסון שנגרם על ידי הטבע או האדם. מאת לורנה לינץ'

אין ספק כי המודעות שלנו לאסונות אפשריים –טבעיים או אחרים- עלתה מאז תקיפות הטרור של השנה שעברה. כפי שמוצג על ידי דן באומגרטנר, מומחה בהתאוששות מאסון ושותף בניהול של המשרד בשיקאגו של Tatum CIO Partners, LLP: "אין אנו יכולים להניח כי כלום לא יקרה. אנו כבר לא אומרים 'טוב, אני יכול לאבד קצת דטה'. כעת אנחנו אומרים 'אני יכול לאבד בניין שלם'"

אז, איזה תפקיד משחקים רואי החשבון בעת שמתרחשת טרגדיה ? חיוני מאוד, אומרים מקצועני ההתאוששות מאסון. קריס וורטון הוא סגן נשיא למכירות בחברת סטרול סיסטמס בפנסילבניה, ספק גלובאלי של תוכנה ושירותים לתכנון המשכיות עסקית. "רואי חשבון משחקים תפקיד מאוד חשוב לאחר אסון" הוא אומר. "הם יכולים לעזור להשיג סיוע ממשלתי בתקופה שאחרי. במידה ואבדו רישומים פיננסים הכרחיים, רואי חשבון יכולים להשתמש בהצהרות המס של החברות כדי לעזור ליצור מחדש את הרשומות הללו. הם גם עוזרים לתעד הפסדים לצרכי ביטוח, הן ברכוש והן בהכנסות".

גם אם מאמציהם  של רואי חשבון  לאחר האסון חשובים,  מומחים בהתאוששות מאסון מסכימים כי הם אפילו קריטיים לפני קטסטרופות. "לרבות מבין חברות רואי החשבון המובילות יש צוותים אשר מסייעים לעסקים להתכונן לאסונות" אומר ליאם סקאנלן, אחד ממייסדי בוקאדה, חברת פיתוח תוכנה מוושינגטון. סקאנלן גם מומחה בפתרונות חיוב, דיווח גיבוי והתאוששות מאסון. "חברות אלו מסייעות לחברות בעיצוב ובהבנת פוליסות ביטוח, והן בחקר הכלים למניעת סיכון.

רואי חשבון עצמאים גם הם חשובים מאוד, ותפקידיהם הפרו אקטיביים רבים ושונים. סטיב דייויס הוא יועץ ניהול סיכונים וכוננות חירום בחברת  DavisLogic אשר בסימפסונויל. "אם ניתן להשתמש בקוד של פרוייקט (או מנגנון דומה) במערכת ראיית החשבון כדי לאפשר הפרשת הוצאות הקשורות לאסון, זו עזרה גדולה", הוא מדגים. הינך חייב להיות מסוגל להצדיק כל החזר או טביעה לביטוח. באופן טיפוסי, לCFO או תפקיד דומה יש קודים מוגדרים מראש לשימוש בעת חירום"

באומגרטנר, אשר חברתו מספקת אנשים על בסיס חוזי לתפקידי CIO, מקצין את חשיבות הגיבוי. "אם רואה חשבון אחראי לחוזים עסקיים ומטלות כגון הפקת חשבוניות" הוא מסביר, "הוא או היא חייבים לגבות את המסמכים הללו – מחוץ לאתר. זה בלתי אחראי לעשות אחרת". גם אומר דייויס "ביטוח הפסקה עסקית היא חובה. על רואי החשבון להבטיח כי כל  הנכסים מתועדים מראש"

מומחיות ברעיית חשבון גם מאד עוזרת כאשר מבצעים BIA (ניתוח פגיעה עסקית) אשר מעריך את התוצאות הפיננסיות של אירוע יציאה מן העסקים לפני שזה קורה. "הידע  הפיננסי של רואי החשבון יכול לעזור בהערכת סיכונים מסוימים בכדי להגיע לאסטרטגיות של עלות – תועלת לצעדים פרוונטיביים"

ככל הנראה, המקרה הקודם לאסון החשוב ביותר (הן לעסקים והן לקהילות שלמות) הוא תוכנית מעשית של המשכיות עסקית BCP)). ושוב, רואי חשבון יכולים לשחק תפקיד ראשי. "BCP זה לא סתם משהו שהנך כותב" אומר באומגרטנר. "עליך לקבל המון קלט מאנשים רבים, כולל רואי חשבון".

על חברות להתייחס לBCP לאחר שהם הגיעו למצב של יציבות, וזה חייב להיות כוללני. "תכנון ההמשכיות העסקית הוא לא רק קשור להצלת מידע" אומר וורטון. "זה קשור להמשך הפעילות לרוחב כל הקשת העסקית"

כתוצאה מכך, ה-BCP הם שונים ומגוונים כפי שהם העסקים אותם הם משרתים. קדימות גבוהה בעבור יצרן רכב, למשל, היא שונה עד מאוד מקדימות גבוהה לחברת מעצבי פנים. למרות זאת, אומר באומגרטנר, קיים הבט משותף לכל ה-BCP המוצלחים : "בנה כפילויות בעסקך על מנת להגיב במהירות למצב חירום"

כפילויות אלו, הוא אומר, באות מעבר למקורות כוח ומידע חליפיות. הן מגיעות הן לכוח אדם. "אף אחד לא צריך להיות הכרחי לעסק" הוא מסביר, תוך כדי המלצת ההנחלה של שיטות סיסטמטיות של פעילות  במחלקות של הנהלת חשבונות וחשבות -והן בארגון כולו- כך שיהיה ניתן למלא תפקיד אינדיבידואלי בדרך הטובה ביותר במקרה הצורך. על החברות לחפש שחקני קבוצה במקום שחקני סולו", הוא טוען.

וחשוב מכל, אומר וורטון. "בדוק את תוכניותייך לפני אסון". זה במיוחד מכוון לאלה המעורבים בפעילות פיננסי. "הם יקבעו את זרם המזומנים המזערי הנדרש להמשך פעילות העסק. כאשר מתמודדים עם אסון, זאת מידע בעלת ערך רב ביותר".

בהתרחשות אסון, רואי החשבון הם בוודאי חיוניים בקביעת העלות של הנזקים. זאת כולל חישוב ה- downtime, דבר שיכול להוות הוצאה גדולה בצורה בלתי רגילה. "מחקר של . Contingency Planning Association קבע כי המחיר הממוצע לשעת downtime הולך מ-28 $ בתעשיית הבלדרות והתובלה עד 6400000 $ בחברות ברוקרים. על פי IDC, ספק מוביל של תחזיות טכנולוגיות, תובנה ויעוץ, המחיר הממוצע של downtime הוא 84 $ לשעה"

בין התוצאות היקרות ביותר של downtime, אומר סקאנלן, הן ההזדמנויות העסקיות המוחמצות, תיקוני החומרה, יצרנות מופחתת (עובדים שלא יכולים למלא את תפקידיהם בשל מחסור בזמינות המערכת או המידע), ונזק לשם הטוב (מאבדים אמינות בשל פגיעה בשירות). ומה קורה כאשר אין באפשרותך לשחזר את המידע שחשבת שהיה מגובה ? שחזור מאפס של מידע שאבד יכול להיות יקר בהחלט.

חישוב מדויק של עלויות אלה זה לא משחק ילדים, אומר וורטון. "ניתוח הפסדי הכנסות במשך ה-downtime הינו סובייקטיבי" הוא מציין. "אך ניתן להתקרב אליו על ידי השוואת המכירות משנה לשנה וניתוח השינויים במשך ה-downtime"

זה ברור כי המטרה הראשית של כל ארגון לאחר אסון היא לחזור לפעילות בהקדם האפשרי. אך על אלו העסוקים בהנחלה מחדש של הפעילות לעשות זאת עם רגישות מיוחדת לאנשים שנפגעות בעקר לאור הסטטיסטיקות. "חשוב לזכור כי לאחר אסון 43 אחוז מן העסקים בארצות הברית לא נפתחו מחדש לעולם, ועוד 29 % סגרו את דלתותיהם תוך שנתיים" אומר סקאנלן. "אי לכך, עלינו להיות רגישים למה שהיה בסכנה או אבד, ולמה עדיין נמצא בסיכון בעבור העובדים בכדי להבין ולהשקיט את פחדיהם ודאגותיהם.

"בכל מקרה של אסון, אנשים באים קודם", אומר וורטון, ומציע: "קודם, זה קריטי להודיע לאשים כי ביטחונם ובטחון משפחותיהם הם בעלי חשיבות עליונה. הצעד הבא הוא להפעיל תוכנית חסונה לגבי מה עליהם לעשות ולהיכן עליהם ללכת כדי להתחיל את הפעילות מחדש. לבסוף, צור קשר עם יעצי אבל ומקצועני רווחה באזורכם. עזרתם חשובה ביותר כאשר הנך מתמודד עם אסון".

דייויס מסכים, אך מעלה טענה מעניינת : "שירותי הפוגת מתח במקרים של אירועים קריטיים ושירותים אחרים לקורבנות מוכרים היטב" הוא אומר. "למרות זאת, כאשר אני  מציג את הנושא לעסקים, נראה שהם חושבים שזה לא עניינם"

חשיבה זאת מכשילה את עצמה, אומר סקאנלן. "הלקוחות האמיתיים אינם ארגונים, אלה האנשים בארגונים הללו", הוא מסביר. חיוני לזכור את זה בעת התמודדות עם סביבות מלחיצות. אם תשים את האנשים קודם, קל בהרבה להביא פרספקטיבה למטלות הקשות איתם יש להתמודד."